HƯỚNG DẪN: QUY TRÌNH TẠO MỚI HỒ SƠ KHÁCH HÀNG

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này hướng dẫn các bước nhập liệu để tạo mới hồ sơ Khách hàng vào hệ thống. Việc nhập liệu đầy đủ và chính xác ngay từ đầu sẽ hỗ trợ tối đa cho việc tra cứu và báo cáo sau này.

2. QUY TRÌNH THỰC HIỆN

Bước 1: Truy cập chức năng

1. Tại thanh menu bên trên, chọn module Khách hàng.
2. Chọn Tạo khách hàng.

Bước 2: Nhập “Thông tin Khách Hàng”

Đây là khu vực quan trọng nhất chứa các thông tin định danh và phân loại.

• Thông tin bắt buộc (*):
  • Tên KH: Nhập tên đầy đủ của Công ty hoặc Cá nhân (Ví dụ: Công ty CP Công Nghệ ABC).
• Thông tin định danh:
  • Mã KH: Mã định danh duy nhất (Hệ thống tự sinh hoặc nhập tay tùy cấu hình).
  • Mã số thuế: Nhập MST chính xác (đối với doanh nghiệp).
  • CCCD: Nhập số Căn cước công dân (đối với khách hàng cá nhân) – Mới bổ sung.
  • Mã quan hệ ngân sách: Nhập mã đơn vị có quan hệ với ngân sách (dùng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp) – Mới bổ sung.
• Thông tin phân loại:
  • Loại / Ngành hàng / Quy mô / Nguồn vốn: Chọn từ danh sách thả xuống để phục vụ báo cáo.
  • Giao cho: Chọn nhân viên chịu trách nhiệm chăm sóc (Sales).

Bước 3: Nhập “Thông tin bảo mật”

Khu vực này quản lý các kênh liên lạc số.

• Số điện thoại: Hỗ trợ nhập 3 số (SĐT chính, SĐT 2, SĐT 3).
• Email: Nhập địa chỉ thư điện tử. Sử dụng nút + để thêm nhiều email.
  • Cấu hình: Có thể đánh dấu email là Chính, Từ chối nhận hoặc Không hợp lệ.

Bước 4: Nhập “Thông tin địa chỉ”

Hệ thống chia làm 2 cột địa chỉ riêng biệt để linh hoạt trong quản lý.

• Địa chỉ (Cột trái): Thường dùng cho địa chỉ Đăng ký kinh doanh/Trụ sở chính.
• Địa chỉ khác (Cột phải): Thường dùng cho địa chỉ Giao hàng/Kho bãi.
• Lưu ý: Chọn đầy đủ Quốc gia, Khu vực, Tỉnh/Thành, Phường/Xã trước khi nhập số nhà chi tiết.

Bước 5: Hoàn tất

• Rà soát lại các trường có dấu sao đỏ (*).
• Nhấn nút Lưu (màu xanh tím) ở góc trên bên trái để hoàn tất.
• Nhấn Hủy để thoát mà không lưu dữ liệu.

3. TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU (DATA DICTIONARY) CHI TIẾT

A. Khu vực: Thông tin Khách Hàng

Tên trường	Bắt buộc	Mô tả & Hướng dẫn nhập liệu
Tên KH	Có	Tên pháp lý đầy đủ của Doanh nghiệp hoặc Cá nhân.
Mã KH		Mã định danh duy nhất (Unique ID).
CCCD		(Mới) Số Căn cước công dân. Chỉ nhập khi đối tượng là Cá nhân.
Mã số thuế		MST doanh nghiệp (Dùng để kiểm tra tính pháp lý và xuất hóa đơn).
Mã quan hệ ngân sách		(Mới) Mã số dùng cho các đơn vị có giao dịch với Kho bạc Nhà nước.
KH hệ thống		Checkbox: Tích chọn nếu đây là khách hàng chung, không thuộc về Sale nào.
Tên thông dụng		Tên thương hiệu hoặc tên viết tắt dễ nhớ.
Tên tiếng Anh		Tên giao dịch quốc tế.
Địa chỉ tiếng Anh		Địa chỉ dịch sang tiếng Anh.
Loại		Hình thức pháp lý: TNHH, Cổ phần, Cá nhân, Nhà nước…
Tài khoản ngân hàng		Số tài khoản thanh toán của đối tác.
Nguồn KH		Nguồn gốc dữ liệu: Marketing, Tự tìm kiếm, Giới thiệu…
Nguồn vốn / Quy mô		Phân loại doanh nghiệp (SME, Enterprise, FDI…).
Ngành hàng KD		Ngành nghề kinh doanh (Hỗ trợ phân cấp 1, 2, 3).
Thành viên của		Chọn công ty mẹ (nếu khách hàng là chi nhánh).
Giao cho		Nhân viên phụ trách chính.
Hạn mức / Ngày công nợ		Thiết lập giới hạn tín dụng và thời hạn thanh toán.
Địa chỉ giao hàng		Địa chỉ nhận hàng dạng văn bản.
Mô tả		Ghi chú thêm (Sở thích, đặc điểm, lưu ý…).

B. Khu vực: Thông tin bảo mật

Tên trường	Mô tả chức năng
Số điện thoại (Chính)	Số hotline hoặc người quyết định chính.
Số điện thoại 2, 3	Các số dự phòng.
Fax	Số Fax (nếu có).
Email	Địa chỉ nhận thông báo/hóa đơn.
Thuộc tính Email	• Chính: Email ưu tiên. • Từ chối nhận: Khách yêu cầu không gửi quảng cáo. • Không hợp lệ: Email bị lỗi.

C. Khu vực: Thông tin địa chỉ

Tên trường	Mô tả chức năng
Quốc gia	Mặc định là Việt Nam.
Khu vực	Phân vùng quản lý (Bắc/Trung/Nam).
Tỉnh/TP – Phường/Xã	Bắt buộc chọn từ danh sách để đảm bảo chuẩn hóa dữ liệu báo cáo.
Địa chỉ	Nhập số nhà, tên đường, tòa nhà cụ thể.