HƯỚNG DẪN: QUY TRÌNH TẠO MỚI NHÀ CUNG CẤP (NCC)

1. MỤC ĐÍCH

Chức năng này dùng để lưu trữ thông tin các đối tác cung ứng hàng hóa, dịch vụ đầu vào cho doanh nghiệp. Việc quản lý chặt chẽ hồ sơ NCC giúp bộ phận Mua hàng và Kế toán dễ dàng theo dõi nguồn gốc hàng hóa, xử lý hóa đơn và thanh toán.

2. QUY TRÌNH THỰC HIỆN

Bước 1: Truy cập chức năng

1. Tại thanh menu bên trên, chọn module Khách hàng.
2. Chọn mục Tạo nhà cung cấp.

Bước 2: Nhập “Thông tin khách hàng”

Khu vực này chứa thông tin định danh pháp lý của Nhà cung cấp.

• Thông tin bắt buộc (*):
  • Tên NCC: Nhập tên đầy đủ theo giấy phép kinh doanh (Ví dụ: Công ty TNHH Vận Tải Biển Đông).
• Thông tin định danh & Tài chính:
  • Mã NCC: Mã quản lý nội bộ (Hệ thống tự sinh hoặc nhập tay).
  • Mã số thuế: Thông tin quan trọng để kế toán kiểm tra hóa đơn đầu vào.
  • Mã quan hệ ngân sách: Nhập mã đơn vị quan hệ ngân sách (Trường dữ liệu mới bổ sung, thường dùng cho các đơn vị cung cấp là cơ quan nhà nước hoặc đơn vị sự nghiệp).
• Thông tin bổ trợ:
  • Tên thông dụng: Tên thương hiệu hoặc tên viết tắt dễ nhớ.
  • Tên/Địa chỉ tiếng Anh: Dùng cho các hợp đồng thương mại quốc tế.
  • Mô tả: Ghi chú về năng lực cung ứng, mặt hàng chủ lực…

Bước 3: Nhập “Thông tin bảo mật”

Thiết lập các đầu mối liên lạc để gửi Đơn đặt hàng (PO) hoặc Chứng từ thanh toán.

• Số điện thoại: Nhập SĐT chính và các số dự phòng (2, 3).
• Fax: Nhập số Fax (nếu có).
• Email:
  • Nhập địa chỉ email nhận đơn hàng.
  • Sử dụng nút + (màu xanh dương) để thêm nhiều email (VD: email sale admin, email kế toán công nợ bên NCC).
  • Cấu hình: Đánh dấu chọn Chính cho email quan trọng nhất.

Bước 4: Nhập “Thông tin địa chỉ”

Hệ thống hỗ trợ quản lý đa địa điểm:

• Địa chỉ (Cột trái): Nhập địa chỉ trên Đăng ký kinh doanh (để xuất hóa đơn đỏ).
• Địa chỉ khác (Cột phải): Nhập địa chỉ Kho xuất hàng hoặc Văn phòng giao dịch (để bộ phận vận tải đến lấy hàng).
• Lưu ý: Cần chọn chính xác Quốc gia, Khu vực, Tỉnh/Thành phố, Phường/Xã trước khi nhập số nhà cụ thể.

Bước 5: Hoàn tất

• Nhấn nút Lưu (màu xanh tím) góc trên bên trái để tạo hồ sơ.

3. TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU: CHI TIẾT TRƯỜNG THÔNG TIN NHÀ CUNG CẤP

A. khu vực: Thông tin khách hàng

Tên trường dữ liệu	Bắt buộc	Mô tả & Hướng dẫn nhập liệu
Tên NCC	Có	Tên đầy đủ của Nhà cung cấp.
Mã NCC		Mã định danh duy nhất (Supplier Code).
Mã số thuế		Rất quan trọng. Dùng để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào.
Mã quan hệ ngân sách		(Mới) Mã số định danh dùng trong giao dịch với Kho bạc/Ngân sách (nếu NCC là đơn vị công).
Tên thông dụng		Tên viết tắt (VD: FPT Shop thay vì Cty CP Bán lẻ Kỹ thuật số FPT).
Tên tiếng Anh		English Name (Dùng cho Purchase Order quốc tế).
Địa chỉ tiếng Anh		English Address.
Mô tả		Ghi chú tự do (VD: Thời gian giao hàng chuẩn 3 ngày, Người liên hệ là Mr. A…).
Số điện thoại		Các số liên hệ khẩn cấp.
Email		Nơi nhận PO/Hợp đồng. Chú ý tích chọn “Chính” cho email quan trọng nhất.

B. khu vực: Thông tin bảo mật

Tên trường	Mô tả chức năng
Số điện thoại (Chính)	Số hotline hoặc người quyết định chính.
Số điện thoại 2, 3	Các số dự phòng.
Fax	Số Fax (nếu có).
Email	Địa chỉ nhận thông báo/hóa đơn.
Thuộc tính Email	• Chính: Email ưu tiên. • Từ chối nhận: Khách yêu cầu không gửi quảng cáo. • Không hợp lệ: Email bị lỗi (Bounce).

C. khu vực: Thông tin địa chỉ

Tên trường	Mô tả chức năng
Quốc gia	Mặc định là Việt Nam.
Khu vực	Phân vùng quản lý (Bắc/Trung/Nam).
Tỉnh/TP – Phường/Xã	Bắt buộc chọn từ danh sách để đảm bảo chuẩn hóa dữ liệu báo cáo.
Địa chỉ	Nhập số nhà, tên đường, tòa nhà cụ thể.