1. TỔNG QUAN

Module Tạm ứng được sử dụng khi nhân viên cần ứng trước một khoản tiền từ công ty để phục vụ cho mục đích công việc (đi công tác, mua sắm vật tư, tiếp khách…).

Mục đích:

• Giúp nhân viên lập phiếu đề nghị nhận tiền mặt hoặc chuyển khoản trước khi thực hiện chi tiêu.
• Giúp bộ phận Kế toán kiểm soát dòng tiền ra và theo dõi công nợ tạm ứng của từng nhân viên.

---

2. QUY TRÌNH: TẠO MỚI PHIẾU TẠM ỨNG

Bước 1: Truy cập chức năng

• Vào menu HCNS -> Tạm ứng.
• Chọn mục Tạo tạm ứng.

Bước 2: Nhập “Thông tin tạm ứng”

Khai báo chi tiết số tiền và lý do cần ứng.

• Thông tin định danh:
  • Nhân viên đề nghị: Chọn tên nhân viên xin ứng tiền (Mặc định là người tạo phiếu).
  • Công ty: Chọn pháp nhân chi trả tiền (Ví dụ: Công ty Cổ Phần Đầu tư LBM).
• Chứng từ tham chiếu (Rất quan trọng):
  • Phiếu công tác: Chọn mã phiếu công tác đã được duyệt trước đó. Việc liên kết này giúp kế toán biết khoản tiền này dùng cho chuyến đi nào.
  • Phiếu đề nghị: Chọn phiếu đề nghị mua sắm/chi tiêu liên quan (nếu có).
• Thông tin tài chính:
  • Số tiền (*): Nhập chính xác số tiền cần ứng.
  • Thông tin chuyển khoản: Nhập đầy đủ Số tài khoản, Chủ tài khoản, Ngân hàng nếu muốn nhận tiền qua chuyển khoản.
  • Thời gian hoàn ứng: Ngày dự kiến sẽ hoàn trả lại tiền thừa hoặc nộp chứng từ thanh toán (hóa đơn).
• Nội dung chi tiết:
  • Nội dung tạm ứng: Giải trình rõ ràng mục đích sử dụng tiền (Ví dụ: Tạm ứng chi phí đi công tác Cần Thơ, Tạm ứng mua văn phòng phẩm…).
  • Ghi chú: Các thông tin bổ sung khác.

Bước 3: Hoàn tất

• Kiểm tra lại thông tin tài khoản nhận tiền.
• Nhấn nút Lưu (Màu xanh dương) ở góc trên hoặc dưới màn hình để gửi yêu cầu đi phê duyệt.

3. TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU (DATA DICTIONARY)

Giải thích ý nghĩa các trường nhập liệu:

Tên trường	Bắt buộc	Mô tả & Hướng dẫn nhập liệu
Nhân viên đề nghị	Có	Người đứng tên khoản nợ tạm ứng này.
Số tiền	Có	Tổng giá trị tiền mặt/chuyển khoản cần nhận.
Phiếu công tác		Mã chuyến công tác liên quan. Liên kết để dễ quyết toán chi phí sau này.
Phiếu đề nghị		Mã tờ trình/đề xuất đã được Ban Giám Đốc duyệt (nếu có).
Thời gian hoàn ứng		Deadline phải hoàn ứng (Clear advance).
Nội dung tạm ứng		Lý do xin tạm ứng. Cần ghi cụ thể để Kế toán trưởng duyệt chi.
Số TK / Ngân hàng		Thông tin thụ hưởng. Nếu nhận tiền mặt thì có thể để trống hoặc ghi “Tiền mặt”.