1. Khái niệm

Tạm ứng: khoản tiền công ty ứng trước cho nhân viên để đi chi (mua hàng, công tác, tiếp khách…).

Hoàn ứng (quyết toán tạm ứng): sau khi chi xong, nhân viên lập phiếu Hoàn ứng để kê khai đã chi bao nhiêu, từ đó xác định:

• Chi ít hơn tạm ứng → nhân viên trả lại phần dư (qua Phiếu thu).
• Chi nhiều hơn tạm ứng → công ty chi thêm phần vượt (qua Phiếu chi).
• Chi bằng tạm ứng → không phát sinh gì thêm.

Các chứng từ liên quan:

Chứng từ	Vai trò
Tạm ứng	Khoản ứng gốc, mang cờ “Đã hoàn ứng” khi tất toán xong
Hoàn ứng	Phiếu kê khai đã chi, tính chênh lệch
Phiếu thu	Nhân viên trả lại tiền dư
Phiếu chi	Công ty chi bổ sung phần vượt

---

2. Quy trình tổng thể

1. Nhân viên lập phiếu Hoàn ứng: chọn phiếu Tạm ứng nguồn, nhập các dòng giải chi. Hệ thống tự tính Tổng tiền đã chi, Phải hoàn trả hoặc Chi bổ sung.
2. Phê duyệt phiếu Hoàn ứng (trạng thái phê duyệt).
3. Chuyển kế toán: bấm nút chuyển → trạng thái kế toán = Đã chuyển kế toán, hệ thống báo cho bộ phận Kế toán.
4. Kế toán xử lý một trong ba:
   • Tạo Phiếu chi (khi chi vượt) → nút “Tạo phiếu chi”.
   • Tạo Phiếu thu (khi chi thiếu) → nút “Tạo phiếu thu”.
   • Bấm Hoàn tất (khi khớp số, không cần chứng từ).
5. Chốt tiền thực tế: kế toán bấm “Đã chi” trên Phiếu chi / “Đã thu” trên Phiếu thu → trạng thái kế toán của Hoàn ứng chuyển Hoàn tất, hệ thống tính lại cờ “Đã hoàn ứng” trên Tạm ứng và báo lại người tạo phiếu.

3. Ý nghĩa các trường trên phiếu Hoàn ứng

---

Trường	Ý nghĩa
Tạm ứng	Phiếu tạm ứng nguồn
Số tiền tạm ứng	Số đã ứng (lấy từ phiếu Tạm ứng)
Tổng tiền đã chi	Tổng các dòng giải chi/ Đề nghị thanh toán trên phiếu này
Phải hoàn trả	Phần tạm ứng dư nhân viên phải trả lại (khi chi < tạm ứng còn lại) → sinh Phiếu thu
Chi bổ sung	Phần chi vượt công ty phải trả thêm (khi chi > tạm ứng còn lại) → sinh Phiếu chi
Ngày chứng từ	Ngày lập chứng từ
Ngày hoàn ứng	Ngày quyết toán

▎ Một tạm ứng có thể hoàn nhiều đợt: mỗi phiếu Hoàn ứng tính trên phần tạm ứng còn lại (đã trừ các đợt trước).

---

4. Trạng thái

Trạng thái kế toán:

• Đã chuyển kế toán: nhân viên đã chuyển, kế toán chưa chốt tiền.
• Hoàn tất: kế toán đã thực chi/thực thu (bấm “Đã chi”/”Đã thu”) hoặc bấm “Hoàn tất”.

▎ Nếu xóa/hủy hoặc bỏ đánh dấu “Đã chi”/”Đã thu” trên Phiếu chi/Phiếu thu, phiếu Hoàn ứng tự động quay về “Đã chuyển kế toán” để kế toán xử lý lại.

---

5. Khi nào Tạm ứng được đánh dấu “Đã hoàn ứng”?

Trên phần Chi tiết hoàn ứng ở màn hình Tạm ứng, số “Đã hoàn ứng” được tính:

Đã hoàn ứng = Tiền đã chi
+ Đã hoàn trả (Phiếu thu đã bấm “Đã thu”)
− Đã chi bổ sung (Phiếu chi đã bấm “Đã chi”)

Tạm ứng được đánh dấu “Đã hoàn ứng” khi thỏa cả hai điều kiện:

1. Có ít nhất một phiếu Hoàn ứng đã chốt (kế toán bấm Hoàn tất / Đã chi / Đã thu, hoặc phiếu không phát sinh chênh lệch).
2. Tiền đã chi + Đã hoàn trả ≥ Số tiền tạm ứng.

▎ Chỉ tính tiền thực tế (phiếu thu đã thu, phiếu chi đã chi), không tính số dự tính. Vì vậy tạo phiếu thu/chi mà chưa bấm “Đã thu”/”Đã chi” thì chưa được đánh dấu.

---

6. Các tình huống thường gặp

Ví dụ: Tạm ứng 10.000.000đ

7. Lưu ý quan trọng

• Phải bấm “Đã thu” / “Đã chi” thì tiền mới được ghi nhận. Chỉ tạo phiếu là chưa đủ.
• Xóa hoặc hủy phiếu thu/chi → phiếu Hoàn ứng mở lại (về “Đã chuyển kế toán”) và cờ “Đã hoàn ứng” được tính lại.
• Nút “Tạo phiếu chi / phiếu thu” chỉ hiện sau khi đã chuyển kế toán.
• “Chi bổ sung” là tiền công ty trả thêm cho nhân viên (dòng tiền ra), không làm tăng số “Đã hoàn ứng” — nó được trừ ra để số Đã hoàn ứng phản ánh đúng phần tạm ứng đã tất toán.