Module Đề xuất trong hệ thống CRM được sử dụng để lập các văn bản xin phê duyệt nội bộ (về chính sách giá, chiết khấu, điều kiện thương mại…) trước khi chốt giá hoặc ký hợp đồng với khách hàng. Hệ thống hỗ trợ 4 loại đề xuất chính tương ứng với các luồng nghiệp vụ kinh doanh.

1. Phân loại Đề xuất

• Đề xuất Bán (Sales Proposal): Dành cho việc đề xuất các chính sách giá, chiết khấu, và trình duyệt giá sàn (bottomline) khi bán thiết bị, vật tư cho khách hàng.
• Đề xuất Thuê (Rental Proposal): Dành cho việc đề xuất giá thuê máy định kỳ, cấu trúc phí vượt mức bản in, số tháng lãnh BTL (Bottomline).
• Đề xuất TGA (TGA Proposal): Đề xuất phê duyệt cho dự án tính tiền theo bản in (Click charge). Bao gồm xin phê duyệt số tháng trả trước, số tháng miễn phí, và định mức giá TGA.
• Đề xuất mua bán HN (External Goods): Đề xuất dành riêng cho việc mua bán hoặc thuê hàng hóa/dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài hệ thống.

2. Cách tạo mới Đề xuất

Người dùng có thể tạo các loại đề xuất tương ứng từ thanh Menu của Module:

• Nhấp vào Tạo Đề xuất bán
• Nhấp vào Tạo Đề xuất thuê
• Nhấp vào Tạo Đề xuất TGA
• Nhấp vào Tạo Đề xuất mua bán HN

2.1. Nhập Thông tin chung (Propose Information)

Khu vực này chứa các thông tin cơ bản áp dụng cho mọi loại đề xuất:

• Khách hàng: Chọn khách hàng liên quan (hệ thống sẽ tự động liên kết dữ liệu với Account).
• Người đề xuất: Mặc định là tài khoản của bạn (người tạo), có thể thay đổi nếu bạn lập tờ trình thay cho người khác.
• Ngày chứng từ: Ngày lập tờ trình/đề xuất.
• Về việc (About): Tóm tắt nội dung chính cần phê duyệt (VD: “Xin phê duyệt giá bán máy Ricoh model ABC cho công ty XYZ”).
• Nội dung: Diễn giải chi tiết lý do, bối cảnh cần phê duyệt để cấp trên hiểu rõ tình huống.
• Đính kèm file: Tải lên các tài liệu liên quan (như bảng tính chi phí, báo giá đối thủ, biên bản khảo sát…).

2.2. Nhập Chi tiết Đề xuất (Propose Details)

Phần này sẽ thay đổi giao diện linh hoạt tùy thuộc vào Loại đề xuất bạn đã chọn:

Đối với Đề xuất Bán:

• Liên kết với Đề xuất cho báo giá (nếu bạn đã làm một Báo giá nháp trước đó).
• Ngày hiệu lực / Công nợ (Ngày): Đề xuất thời gian áp dụng báo giá và chính sách công nợ cho khách hàng.
• Chi tiết giảm giá & Bottomline: Khu vực đặc thù để trình bày mức giảm giá đề xuất, và tính toán chênh lệch so với giá gốc (Bottomline) để cấp quản lý đánh giá biên lợi nhuận.

Đối với Đề xuất Thuê & TGA:

• Thời hạn (Tháng): Thời gian dự kiến của hợp đồng thuê.
• Số tháng lãnh BTL (với Đề xuất Thuê) hoặc Số tháng trả trước / Số tháng miễn phí (với Đề xuất TGA).
• Chi tiết hạng mục Thuê / TGA: Khai báo rõ thiết bị, giá thuê, phí click charge (đơn giá bản in đen trắng/màu), và các mức bản in miễn phí đề xuất xin duyệt.

Đối với Đề xuất mua bán HN:

• Cập nhật thông tin vào bảng Chi tiết đề xuất mua bán hàng ngoài (Line items outside goods): Liệt kê các thiết bị, dịch vụ cần thuê/mua từ bên ngoài, kèm theo đơn giá chi phí ước tính.

3. Quy trình Phê duyệt

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn bấm Lưu để hệ thống ghi nhận Tờ trình:

1. Đề xuất sẽ mang Tình trạng chờ phê duyệt.
2. Bạn cần thông báo cho Cấp quản lý/Giám đốc vào hệ thống để xem xét.
3. Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra các trường “Chi tiết giảm giá”, “Bottomline” hoặc “Phí Click charge” và thay đổi Tình trạng thành Đã duyệt hoặc Từ chối.
4. Sau khi đề xuất được phê duyệt, bạn có thể áp dụng ngay các mức giá này để tạo Báo giá chính thức. (Tại phân hệ Báo giá, có thể liên kết trực tiếp tới Tờ trình này để minh chứng giá đã được duyệt).