Module Báo Giá (Quotes) trong hệ thống CRM được thiết kế để quản lý và theo dõi các báo giá gửi cho khách hàng. Hệ thống hỗ trợ 3 loại báo giá chính: Báo giá Bán hàng, Báo giá Cho thuê (Rental) và Báo giá Thuê Giá Ấn (TGA).

1. Phân loại Báo giá

• Báo giá Bán hàng: Dành cho việc bán các sản phẩm, vật tư, thiết bị với các thông tin số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế VAT.
• Báo giá Thuê (Rental): Dành cho dịch vụ cho thuê máy móc, thiết bị. Cấu trúc giá bao gồm phí thuê cố định, tiền cọc và phí bản chụp (click charge) cho các bản in vượt mức hoặc miễn phí.
• Báo giá Thuê Giá Ấn (TGA): Dành cho mô hình tính tiền theo bản in (Click charge) thuần túy hoặc có kết hợp phí cố định, hỗ trợ chi tiết các loại bản in (đen trắng/màu), phí vượt trội, phần trả trước, số tháng miễn phí, v.v.

2. Cách tạo mới Báo giá

Người dùng có thể tạo các loại báo giá tương ứng từ thanh Menu của Module hoặc trong màn hình Quản lý Báo giá:

• Nhấp vào Tạo Báo giá để làm báo giá bán tiêu chuẩn.
• Nhấp vào Tạo Báo giá Thuê để làm báo giá cho thuê thiết bị.
• Nhấp vào Tạo Báo giá TGA để làm báo giá theo mô hình TGA.

2.1. Cập nhật Thông tin chung (Quote Information)

Phần này áp dụng cho mọi loại báo giá:

• Tên báo giá: Đặt tên mô tả ngắn gọn (VD: Báo giá máy in Ricoh ABC).
• Giai đoạn báo giá (Stage): Trạng thái hiện tại của báo giá (Bản nháp, Đã gửi, Đã chốt, Hủy, …).
• Ngày báo giá: Ngày lập tài liệu báo giá.
• Có hiệu lực đến / Ngày kết thúc: Thời hạn của báo giá này.
• Loại báo giá: Phân loại hệ thống (Bán, Thuê, TGA).
• Điều khoản thanh toán & Phương thức thanh toán: Các ràng buộc về thanh toán với khách.

2.2. Cập nhật Thông tin Khách hàng (Account Information)

• Khách hàng: Chọn từ cơ sở dữ liệu khách hàng (Accounts). Khi chọn, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin: Mã KH, MST, Địa chỉ, SĐT, Email, Fax.
• Liên hệ: Người trực tiếp nhận báo giá (có thể chọn Liên hệ có sẵn hoặc gõ vào ô “Kính gửi”).
• Liên kết nghiệp vụ: Có thể chọn liên kết báo giá này với Cơ hội (Opportunity), Cuộc gọi (Call) hoặc Cuộc gặp (Meeting) nếu có, giúp dễ dàng theo dõi nguồn gốc của báo giá.NOTEKhi báo giá được liên kết với một Cơ hội, xác suất thất bại của Cơ hội đó sẽ được hệ thống tự động trả về 0%.

2.3. Cập nhật Thông tin Kỹ thuật (Technical Information)

Khu vực này thường áp dụng cho báo giá Thuê, TGA hoặc dịch vụ sửa chữa:

• Model / Số S/N: Thiết bị, máy móc liên quan.
• Kỹ thuật viên / Tổ kỹ thuật: Người phụ trách kiểm tra, giám định tình trạng thiết bị.
• Liên kết với các chứng từ bổ sung: Hợp đồng, Phiếu DVKT, Phiếu Nhận-Trả máy, Ngày giám định, Số Meter.

3. Chi tiết Báo giá (Line Items)

Cách nhập liệu phần chi tiết phụ thuộc vào loại báo giá:

3.1. Đối với Báo giá Bán hàng

• Bấm thêm dòng để chọn Sản phẩm.
• Nhập Số lượng, Đơn giá, hệ thống sẽ tự động tính toán Thành tiền.
• Có thể nhập thêm % Giảm giá, VAT, hoặc thông tin về Bottomline (chiết khấu nội bộ / giá vốn) để theo dõi lợi nhuận.

3.2. Đối với Báo giá Thuê (Rental) & TGA

• Thông tin thiết bị: Chọn thiết bị cho thuê và số lượng.
• Tiền cọc & Phí thuê tối thiểu: Thiết lập chi phí ban đầu/hàng tháng.
• Cấu hình Click Charge (Phí bản chụp):
  • Mức bản in miễn phí (Đen trắng / Màu).
  • Đơn giá cho mỗi bản in vượt mức (Surpass charge) cho Đen trắng và Màu.
  • Phí tối thiểu hàng tháng (Minimum charge).
• Thông tin nâng cao (đặc trưng cho báo giá TGA):
  • Tích hợp tính năng tính Phí TGA trả trước hoặc TGA miễn phí.
  • Số tháng miễn phí (Gộp vào đơn giá hoặc Công ty tặng cho khách).
  • Tỷ lệ giảm trừ, Bottomline kỹ thuật.

4. Các tiện ích & Thao tác chuyển đổi

Sau khi báo giá được lưu và khách hàng chấp thuận, hệ thống hỗ trợ các tính năng chuyển đổi nhanh (Convert) để đẩy nhanh luồng quy trình nghiệp vụ:

• Tạo Hợp đồng (Create Contract): Chuyển toàn bộ thông tin Báo giá (Khách hàng, Thiết bị, Giá thuê, Click charge) thành Hợp đồng chính thức.
• Tạo Hóa đơn (Convert to Invoice): Lập hóa đơn/đề nghị thanh toán trực tiếp từ các hạng mục của báo giá.
• Tạo Cơ hội (Create Opportunity): Trong trường hợp báo giá được lập mới mà chưa qua Cơ hội, có thể tạo ngược lại Cơ hội để theo dõi doanh thu (Pipeline).

TIP

Việc sử dụng các chức năng Convert này giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu lại từ đầu, đồng thời đảm bảo tính đồng nhất dữ liệu tuyệt đối giữa Báo giá, Hợp đồng và Hóa đơn.

5. Lưu ý chung

IMPORTANT

• Các trường có dấu sao (*) màu đỏ là trường bắt buộc, cần điền đầy đủ thông tin trước khi chọn Lưu.
• Cấu hình mức Click Charge ở các báo giá Thuê/TGA sẽ là tham số rất quan trọng để hệ thống tính toán chi phí Bản in hàng tháng và chốt số liệu sau này. Vui lòng rà soát lại kỹ các định mức Bản in miễn phí, Giá vượt mức và Phí tối thiểu để tránh sai sót doanh thu.