1. TỔNG QUAN

Module Yêu cầu xe được sử dụng để nhân viên đăng ký sử dụng xe ô tô công ty cho các mục đích công việc (đi gặp khách hàng, đi công tác, đưa đón đối tác…).

Mục đích:

• Giúp bộ phận Hành chính (Admin) sắp xếp, điều phối xe và tài xế hợp lý.
• Kiểm soát lịch trình và chi phí sử dụng phương tiện của doanh nghiệp.

2. QUY TRÌNH: TẠO MỚI YÊU CẦU XE

Bước 1: Truy cập chức năng

• Vào menu HCNS (Hành chính nhân sự).
• Chọn mục Yêu cầu xe.

Bước 2: Nhập “Thông tin yêu cầu xe”

Khai báo chi tiết lộ trình và thời gian sử dụng.

• Thông tin người dùng:
  • Người yêu cầu: Chọn tên nhân viên sử dụng xe (Mặc định là người tạo phiếu).
  • Công ty: Chọn pháp nhân công ty chịu chi phí/sở hữu xe (Ví dụ: Công ty Cổ Phần Đầu tư LBM).
  • Phiếu công tác: Trường này thường bị mờ (không nhập được) nếu tạo lẻ. Nó sẽ tự động hiển thị nếu bạn tạo yêu cầu xe từ bên trong một “Phiếu công tác” đã có trước đó.
• Thông tin thời gian & Lộ trình:
  • Từ ngày / Đến ngày: Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc sử dụng xe.
  • Nơi đón: Nhập địa điểm tài xế cần đến đón (Ví dụ: Sảnh văn phòng công ty, Khách sạn X…).
  • Nơi đến: Nhập địa điểm đích đến (Ví dụ: Nhà máy Đồng Nai, Văn phòng khách hàng…).
• Lý do:
  • Lý do yêu cầu: Ghi rõ mục đích sử dụng xe (Ví dụ: Đi ký hợp đồng, Đưa đón đoàn khách VIP…) để bộ phận hành chính ưu tiên sắp xếp.

Bước 3: Hoàn tất

• Nhấn nút Lưu (Màu xanh tím) ở góc trên hoặc dưới màn hình để gửi yêu cầu.
• Sau bước này, bộ phận Hành chính sẽ nhận được thông báo để bố trí xe và tài xế.

3. TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU (DATA DICTIONARY)

Giải thích ý nghĩa các trường nhập liệu:

Tên trường	Loại dữ liệu	Mô tả & Hướng dẫn nhập liệu
Người yêu cầu	Danh sách chọn	Nhân viên đăng ký sử dụng xe.
Phiếu công tác	Tham chiếu	Mã phiếu công tác liên quan (nếu có). Thường dùng để link chi phí xăng xe vào chi phí chuyến công tác đó.
Từ ngày / Đến ngày	Ngày tháng	Khoảng thời gian giữ xe. Cần nhập chính xác để tránh trùng lịch với người khác.
Nơi đón	Văn bản	Điểm xuất phát.
Nơi đến	Văn bản	Điểm kết thúc lộ trình.
Lý do yêu cầu	Văn bản nhiều dòng	Mục đích chuyến đi.
Công ty	Danh sách chọn	Đơn vị quản lý đầu xe/chi trả phí.