TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: MODULE QUẢN LÝ LIÊN HỆ (CONTACTS)

1. TỔNG QUAN

Module Liên hệ dùng để quản lý hồ sơ của các cá nhân (người đại diện, nhân viên mua hàng, kế toán…) làm việc tại các công ty khách hàng hoặc đối tác.

• Khách hàng (Account): Là pháp nhân/tổ chức (Ví dụ: Công ty FPT).
• Liên hệ (Contact): Là con người cụ thể (Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A – Giám đốc IT của FPT).

Mục đích: Giúp nhân viên kinh doanh lưu trữ thông tin cá nhân chi tiết (sinh nhật, sở thích, chức vụ…) để chăm sóc khách hàng sâu sát hơn.

2. QUẢN LÝ DANH SÁCH LIÊN HỆ

Màn hình này hiển thị toàn bộ danh bạ cá nhân được lưu trữ trên hệ thống.

2.1. Bảng dữ liệu (Data Grid)

Các cột thông tin hiển thị bao gồm:

Tên cột	Mô tả
Họ tên	Tên đầy đủ của người liên hệ.
SĐT / Email	Thông tin liên lạc cá nhân.
Khách hàng	Quan trọng: Tên công ty/tổ chức mà người này đang làm việc. Click vào đây sẽ dẫn đến hồ sơ công ty.
Giao cho	Nhân viên phụ trách chăm sóc người này.
Ngày tạo	Thời gian hồ sơ được tạo.

2.2. Bộ lọc tìm kiếm

Hệ thống cung cấp bộ lọc để tra cứu nhanh:

• Số điện thoại / Email: Tìm chính xác thông tin liên lạc.
• Khách hàng: Tìm tất cả nhân viên thuộc một công ty cụ thể (Ví dụ: Tìm tất cả người liên hệ của “Điện Máy Xanh”).
• Giao cho: Lọc danh sách liên hệ của một nhân viên cụ thể.

3. QUY TRÌNH: TẠO MỚI LIÊN HỆ

Bước 1: Truy cập chức năng

1. Tại menu bên trên, chọn module Liên hệ.
2. Chọn Tạo Liên hệ.

Bước 2: Nhập “Thông tin liên hệ”

• Thông tin bắt buộc:
  • Họ tên (*): Nhập tên người liên hệ. Có thể chọn danh xưng (Ông/Bà/Anh/Chị) ở ô dropdown phía trước.
• Liên kết doanh nghiệp:
  • Khách hàng: Nhập tên công ty để tìm kiếm và liên kết người này vào hồ sơ công ty đó. Đây là bước quan trọng để hệ thống hiểu người này thuộc về đâu.
• Thông tin công việc:
  • Chức vụ / Bộ phận: Nhập vị trí công tác (VD: Trưởng phòng mua hàng).
  • Tổ chức: Tên đơn vị công tác (nếu khác Khách hàng chính).
• Thông tin liên lạc:
  • Số điện thoại: Hỗ trợ nhập SĐT cá nhân (1, 2, 3) và SĐT công ty.
  • Email: Nhập email và đánh dấu trạng thái (Chính/Từ chối nhận).
• Thông tin cá nhân hóa (Dùng để chăm sóc):
  • Ngày sinh: Nhập ngày sinh nhật để hệ thống nhắc nhở tặng quà/chúc mừng.
  • Sở thích: Ghi chú sở thích cá nhân (VD: Thích cafe, chơi golf…).
• Phân loại:
  • Loại liên hệ: Cá nhân, Người quyết định, Người ảnh hưởng…
  • Nguồn khách hàng tiềm năng: Nguồn gốc dữ liệu.

Bước 3: Nhập “Thông tin địa chỉ”

Khu vực này cho phép lưu trữ địa chỉ riêng của cá nhân đó (có thể khác với địa chỉ công ty).

• Địa chỉ / Địa chỉ khác: Chọn Quốc gia, Tỉnh/Thành, Phường/Xã và nhập số nhà chi tiết.

Bước 4: Hoàn tất

• Nhấn nút Lưu (màu xanh tím) ở góc trên hoặc dưới màn hình để tạo hồ sơ.

4. TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU (DATA DICTIONARY)

A. Khu vực: Thông tin liên hệ

Tên trường	Bắt buộc	Mô tả & Ý nghĩa
Họ tên	Có	Tên đầy đủ của người liên hệ.
Khách hàng		Rất quan trọng. Dùng để liên kết người này với một Công ty đã có trên hệ thống.
Số điện thoại		Bao gồm SĐT di động cá nhân và SĐT bàn công ty.
Email		Địa chỉ thư điện tử. Nút + để thêm nhiều email.
Ngày sinh		Dùng cho các chiến dịch Marketing chúc mừng sinh nhật.
Chức vụ		Vị trí công việc (VD: CEO, Kế toán trưởng). Giúp Sale biết mức độ quyền lực của người này.
Bộ phận		Phòng ban làm việc (VD: Phòng Mua hàng, Phòng Kỹ thuật).
Sở thích		Thông tin phi chính thức giúp Sale dễ bắt chuyện (VD: Thích bóng đá).
Giao cho		Nhân viên Sale phụ trách chăm sóc người này.
Khóa liên hệ		(Checkbox) Tạm khóa liên hệ này nếu không còn làm việc hoặc không muốn tương tác.
LH Công ty		(Checkbox) Đánh dấu nếu đây là đầu mối liên hệ đại diện chính cho công ty.

B. Khu vực: Thông tin địa chỉ

Tên trường	Mô tả chức năng
Quốc gia	Mặc định là Việt Nam.
Khu vực	Phân vùng quản lý (Bắc/Trung/Nam).
Tỉnh/TP – Phường/Xã	Bắt buộc chọn từ danh sách để đảm bảo chuẩn hóa dữ liệu báo cáo.
Địa chỉ	Nhập số nhà, tên đường, tòa nhà cụ thể.