1. TỔNG QUAN

Module Nghỉ phép giúp số hóa quy trình xin nghỉ và phê duyệt ngày phép trong doanh nghiệp.

Mục đích:

• Giúp nhân viên tạo đơn xin nghỉ phép (nghỉ ốm, phép năm, việc riêng…) trực tuyến.
• Giúp quản lý theo dõi lịch nghỉ của nhân viên, số ngày phép còn lại và lý do vắng mặt để sắp xếp nhân sự.

2. GIAO DIỆN DANH SÁCH ĐƠN NGHỈ PHÉP

Màn hình này hiển thị lịch sử các đơn nghỉ phép đã được tạo.

2.1. Bảng dữ liệu (Data Grid)

Bảng danh sách cung cấp cái nhìn tổng quan về các đơn từ với các cột thông tin chi tiết sau:

Tên cột	Mô tả ý nghĩa
Tên Phiếu	Mã định danh của đơn nghỉ (Ví dụ: NP-haivh-2026-001).
Nhân Viên Nghỉ Phép	Tên nhân sự làm đơn xin nghỉ (Ví dụ: Võ Hoàng Hải, Nguyễn Đắc Quang…).
Ngày Bắt Đầu / Kết Thúc	Khoảng thời gian nghỉ thực tế.
Số Ngày Nghỉ	Tổng số ngày nghỉ được tính toán (Ví dụ: 0.5 ngày, 1.0 ngày).
Loại Nghỉ Phép	Hình thức nghỉ (Ví dụ: Phép năm).
Lý Do	Giải trình ngắn gọn lý do nghỉ (Ví dụ: bận việc cá nhân, test…).
Bộ Phận	Phòng ban của nhân viên đó (Ví dụ: CNTT, HCNS HCM).
Tình Trạng	Trạng thái hiện tại của đơn (Ví dụ: Mới tạo, Đã duyệt).
Ngày Tạo	Thời gian nhân viên gửi đơn lên hệ thống.

2.2. Bộ lọc tìm kiếm (Filter)

Hệ thống cung cấp bộ lọc toàn diện gồm 12 tiêu chí để tra cứu chính xác đơn từ:

• Nhóm tìm kiếm theo định danh:
  • Tên phiếu: Tìm theo mã phiếu cụ thể.
  • Nhân viên nghỉ phép: Xem lịch sử nghỉ của một nhân sự.
  • Giao cho: Lọc đơn theo người phụ trách duyệt.
  • Của tôi? (Checkbox): Xem nhanh các đơn nghỉ phép của chính mình.
• Nhóm tìm kiếm theo thời gian & Loại:
  • Ngày bắt đầu / Ngày kết thúc: Lọc các đơn nghỉ trong khoảng thời gian nhất định.
  • Ngày tạo: Lọc các đơn được gửi trong ngày/tháng này.
  • Loại nghỉ phép: Lọc theo tính chất (Phép năm, Nghỉ ốm…).
  • Hình thức nghỉ phép / Loại: Các tiêu chí phân loại bổ trợ khác.
• Nhóm tìm kiếm theo tổ chức & trạng thái:
  • Bộ phận: Lọc đơn từ của cả một phòng ban (Ví dụ: Xem lịch nghỉ của team CNTT).
  • Tình trạng: Quan trọng để lọc ra các đơn “Mới tạo” hoặc “Chờ duyệt” cần xử lý gấp.

---

3. QUY TRÌNH: TẠO MỚI ĐƠN NGHỈ PHÉP

Bước 1: Truy cập chức năng

• Vào menu HCNS (Hành chính nhân sự).
• Chọn Tạo nghỉ phép.

Bước 2: Nhập “Thông tin nghỉ phép” (Thông tin chung)

Người dùng cần khai báo đầy đủ các trường thông tin bắt buộc (*):

• Thông tin định danh:
  • Nhân viên nghỉ phép (*): Chọn tên nhân viên (Mặc định là người đang đăng nhập hoặc chọn hộ nếu là Admin).
  • Loại nghỉ phép (*): Chọn hình thức nghỉ (Ví dụ: Phép năm, Nghỉ ốm, Đám cưới…).
• Thông tin thời gian:
  • Ngày bắt đầu / Ngày kết thúc: Chọn khoảng thời gian nghỉ trên lịch.
  • Số ngày nghỉ (*): Hệ thống thường tự động tính toán hoặc cho phép nhập tay (Ví dụ: 1).
• Thông tin chi tiết:
  • Lý do: Nhập lý do xin nghỉ (Ví dụ: Đi khám bệnh, Về quê…).
  • Ghi chú: Các dặn dò bàn giao công việc (nếu có).
  • Đính kèm: Tải lên các chứng từ liên quan (Giấy khám bệnh, Giấy mời…) nếu công ty yêu cầu. Lưu ý: File size < 5 MB.

Bước 3: Cấu hình “Nghỉ nửa buổi” (Nếu cần)

Nếu bạn chỉ nghỉ sáng hoặc chiều (0.5 ngày), hãy sử dụng khu vực Thông tin nghỉ nửa buổi:

• Nhập ngày nghỉ cụ thể vào cột Ngày Nghỉ.
• Tại cột Buổi, chọn “Sáng” hoặc “Chiều”.
• Nhấn nút Thêm dòng (Màu xanh dương) để xác nhận.

Bước 4: Hoàn tất

• Kiểm tra lại thông tin.
• Nhấn nút Lưu (Màu xanh tím) ở góc dưới hoặc góc trên màn hình để gửi đơn đi phê duyệt.

4. TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU (DATA DICTIONARY)

Giải thích chi tiết các trường dữ liệu trên form tạo mới:

Tên trường	Bắt buộc	Loại dữ liệu	Mô tả & Hướng dẫn nhập liệu
Nhân viên nghỉ phép	Có	Danh sách chọn	Tên người thực hiện đơn xin nghỉ. Hệ thống sẽ trừ phép vào quỹ phép của người này.
Loại nghỉ phép	Có	Danh sách chọn	Phân loại quỹ phép: Phép năm (trừ vào 12 ngày phép), Nghỉ không lương, Nghỉ chế độ…
Ngày bắt đầu	Có	Ngày tháng	Ngày bắt đầu nghỉ.
Ngày kết thúc	Có	Ngày tháng	Ngày đi làm lại hoặc ngày cuối cùng của đợt nghỉ.
Số ngày nghỉ		Số	Tổng số lượng ngày nghỉ (System logic: 1 ngày = 8h, 0.5 ngày = 4h).
Lý do		Văn bản	Giải trình lý do nghỉ để cấp trên xem xét phê duyệt.
Ghi chú		Văn bản	Thông tin bổ sung (VD: Số điện thoại liên hệ khẩn cấp khi nghỉ).
Đính kèm		File	Nơi upload ảnh chụp/file PDF chứng từ (Giấy viện, Vé xe…). Giới hạn 5MB.
Thông tin nghỉ nửa buổi		Bảng chi tiết	Dùng để khai báo chi tiết khi nghỉ ngắt quãng hoặc nghỉ 0.5 ngày (Sáng/Chiều).