1. TỔNG QUAN

Module Cuộc gặp (Meetings) là nơi lập kế hoạch, lưu trữ và quản lý toàn bộ lịch trình làm việc, gặp gỡ khách hàng hoặc các công việc nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống giúp người dùng sắp xếp thời gian khoa học và người quản lý theo dõi được tiến độ thực hiện công việc của nhân viên.

Mục đích:

• Lên lịch và nhắc nhở các cuộc hẹn quan trọng với khách hàng.
• Giám sát trạng thái thực hiện công việc (Lên kế hoạch, Đang diễn ra, Hoàn thành).
• Tra cứu lịch sử tương tác trực tiếp (offline/online) để nắm bắt thông tin dự án.

2. GIAO DIỆN DANH SÁCH CUỘC GẶP

Màn hình này hiển thị bảng kê chi tiết các cuộc gặp/công việc đã được tạo trên hệ thống.

2.1. Bảng dữ liệu (Data Grid)

Các cột thông tin quan trọng bao gồm:

Tên cột	Mô tả & Ý nghĩa
Chủ Đề	Tên hoặc tiêu đề tóm tắt của cuộc gặp (Ví dụ: “Trực cn thứ 7”, “Hỗ trợ sự kiện…”). Nhấn vào tên để xem chi tiết.
Tình Trạng	Trạng thái xử lý hiện tại của cuộc gặp: • Lên kế hoạch: Chưa diễn ra, đang trong lịch trình. • Đang diễn ra: Đang thực hiện. • Hoàn thành: Đã kết thúc.
Liên Hệ	Tên cá nhân (người liên hệ) tham gia cuộc gặp (Ví dụ: IT, Anh A…).
Liên Quan Tới	Đối tượng chính mà cuộc gặp hướng tới (thường là Khách hàng hoặc Dự án). Giúp biết cuộc gặp này phục vụ cho khách hàng nào.
Mô Tả	Nội dung chi tiết hoặc ghi chú về công việc cần làm trong cuộc gặp.
Ngày Bắt Đầu	Thời gian (Ngày – Giờ) dự kiến hoặc thực tế bắt đầu cuộc gặp.
Giao Cho	Tên nhân viên chịu trách nhiệm chính thực hiện cuộc gặp này.
Ngày Tạo	Thời gian bản ghi này được tạo ra trên hệ thống.

2.2. Bộ lọc tìm kiếm (Filter)

Công cụ giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy cuộc gặp cần thiết:

• Chủ đề: Tìm kiếm theo từ khóa có trong tên cuộc gặp.
• Liên hệ: Tìm các cuộc gặp gắn với một người liên hệ cụ thể.
• Tình trạng: Lọc danh sách theo tiến độ (Ví dụ: Chỉ xem các cuộc gặp “Lên kế hoạch” để chuẩn bị, hoặc “Hoàn thành” để báo cáo).
• Giao cho: Lọc lịch làm việc của một nhân viên cụ thể.
• Của tôi (Checkbox): Xem nhanh danh sách các cuộc gặp do chính tài khoản đang đăng nhập phụ trách.

3. QUY TRÌNH: TẠO MỚI CUỘC GẶP

• Bước 1: Khởi tạo
  • Truy cập vào module Cuộc gặp.
  • Nhấn nút “Tạo mới” (hoặc biểu tượng dấu cộng) để mở màn hình nhập liệu.
• Bước 2: Nhập thông tin lịch trình (Bắt buộc)
  • Nhập tiêu đề tại ô Chủ đề (*).
  • Chọn Ngày bắt đầu (*) và Ngày kết thúc (*).
  • Chọn khoảng thời gian dự kiến tại ô Thời lượng.
• Bước 3: Nhập thông tin đối tượng & Phân công
  • Tại ô Liên quan tới, chọn loại đối tượng (Khách hàng/Cơ hội) và tìm kiếm tên cụ thể.
  • Nhập địa chỉ làm việc tại ô Địa điểm.
  • Chọn nhân viên phụ trách tại ô Giao cho.
• Bước 4: Lưu dữ liệu
  • Kiểm tra lại toàn bộ thông tin.
  • Nhấn nút Lưu (màu xanh) để hoàn tất. Hệ thống sẽ ghi nhận lịch hẹn và hiển thị ra ngoài danh sách.

---

4. TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU (DATA DICTIONARY)

A. Khu vực: Thông tin lịch trình & Nội dung

Tên trường	Bắt buộc	Mô tả & Hướng dẫn nhập liệu
Phân loại		Chọn loại hình công việc (Ví dụ: Kế hoạch, Họp, Demo sản phẩm…).
Chủ đề	Có	Nhập tiêu đề ngắn gọn cho cuộc gặp (Ví dụ: “Họp chốt hợp đồng”).
Ngày bắt đầu	Có	Chọn ngày và giờ bắt đầu diễn ra cuộc gặp.
Ngày kết thúc	Có	Chọn ngày và giờ dự kiến kết thúc.
Thời lượng		Chọn khoảng thời gian diễn ra (Ví dụ: 15 phút, 30 phút, 1 giờ…).
Tình trạng		Trạng thái của cuộc gặp (Mặc định là “Lên kế hoạch”). Cập nhật thành “Hoàn thành” sau khi kết thúc công việc.
Mô tả		Nhập chi tiết nội dung cuộc họp, agenda hoặc các ghi chú cần chuẩn bị trước.

B. Khu vực: Thông tin đối tượng & Phân công

Tên trường	Mô tả & Hướng dẫn nhập liệu
Địa điểm	Nhập địa chỉ nơi diễn ra cuộc gặp (Văn phòng Khách hàng, Phòng họp nội bộ, Quán cafe…).
Liên quan tới	Dùng để liên kết cuộc gặp với một hồ sơ khác. – Bước 1: Chọn Module (Khách hàng, Cơ hội, Dự án…). – Bước 2: Nhập tên và nhấn [Kính lúp] để chọn đúng đối tượng.
Liên hệ	Chọn tên người liên hệ cụ thể (người đại diện phía khách hàng làm việc trực tiếp trong buổi gặp này).
Giao cho	Chọn nhân viên phụ trách thực hiện cuộc gặp. Mặc định hệ thống sẽ điền tên người đang tạo phiếu.
Nút Lưu	Nút màu xanh dương dùng để xác nhận và lưu dữ liệu vào hệ thống.
Nút Hủy	Nút màu xám dùng để đóng màn hình nhập liệu mà không lưu thông tin.