TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: MODULE QUẢN LÝ CƠ HỘI (OPPORTUNITIES)

1. TỔNG QUAN

Module Cơ hội là công cụ quản lý quy trình bán hàng (Sales Pipeline), giúp nhân viên kinh doanh theo dõi các thỏa thuận tiềm năng từ lúc tiếp cận đến khi chốt đơn.

Mục đích:

• Theo dõi giá trị dự kiến của các hợp đồng.
• Quản lý tiến độ và xác suất thành công của từng thương vụ.
• Lưu trữ thông tin chi tiết về nhu cầu sản phẩm/dịch vụ của khách hàng (Tên máy, hãng, chủng loại…).

---

2. GIAO DIỆN DANH SÁCH CƠ HỘI

Màn hình này cung cấp cái nhìn tổng thể về cơ hội của công ty.

2.1. Bộ lọc tìm kiếm (Filter)

• Tên Cơ hội / Khách hàng / Liên hệ: Tìm kiếm định danh thương vụ.
• Giá trị: Lọc các cơ hội theo quy mô doanh số (VD: Tìm các deal lớn > 100 triệu).
• Tiến độ: Lọc theo trạng thái (VD: Đang tiến hành, Thành công, Đàm phán…).
• Nhân viên (Giao cho): Xem pipeline của từng nhân viên sale.
• Ngày kết thúc: Lọc các cơ hội dự kiến chốt trong tháng/quý này.

2.2. Bảng dữ liệu (Data Grid)

Tên trường		Mô tả & Hướng dẫn sử dụng
Tên Cơ hội		Tiêu đề của thương vụ. Nên đặt theo quy tắc: [Loại dịch vụ] + [Tên Khách hàng].
Giá trị		Tổng giá trị đơn hàng dự kiến. Hệ thống dùng số này để tính dự báo doanh thu (Forecast).
Tiến độ		Trạng thái của Deal. Việc cập nhật trường này thường xuyên là bắt buộc để quản lý biết tình hình.
Xác suất (%)		Tỷ lệ % khả năng thắng deal này. Thường đi kèm với Tiến độ (VD: Mới bắt đầu = 10%, Đã báo giá = 50%).
Ngày kết thúc		Deadline dự kiến chốt. Giúp Sales dồn lực vào các deal sắp đến hạn.
Phân loại		Loại hình kinh doanh (Bán máy, Cho thuê, Bảo trì…).
Nguồn gốc		Khách hàng này đến từ đâu (CVN, Facebook, Giới thiệu…).
Thất bại (%)		Tỷ lệ rủi ro (ngược lại với xác suất).
Các trường kỹ thuật		Hãng, Tên máy, Tốc độ, Chủng loại: Dùng để bộ phận kỹ thuật/kho vận chuẩn bị hàng hóa phù hợp.

---

3. QUY TRÌNH: TẠO MỚI CƠ HỘI

Bước 1: Truy cập

• Vào menu Cơ hội.
• Nhấn nút Tạo cơ hội từ thanh menu bên trái hoặc nút chức năng trên màn hình danh sách.

Bước 2: Nhập “Thông tin cơ hội” (Thông tin chung)

• Thông tin định danh:
  • Tên Cơ hội (*): Đặt tên ngắn gọn, dễ hiểu (VD: Bán máy Canon cho Cty ABC).
  • Khách hàng: Chọn khách hàng từ danh sách có sẵn (Click icon kính lúp).
  • Liên hệ: Chọn người liên hệ cụ thể để giao dịch.
• Thông tin tài chính & Tiến độ:
  • Giá trị (*): Nhập số tiền dự kiến của hợp đồng.
  • Tiến độ (*): Chọn giai đoạn hiện tại (VD: Mới bắt đầu, Đang báo giá, Thương thảo…).
  • Ngày kết thúc (*): Ngày dự kiến chốt đơn (Closing Date).
  • Xác suất (%): Đánh giá khả năng thành công (VD: 50%, 80%).
• Thông tin bổ sung:
  • Giao cho: Chỉ định nhân viên phụ trách (Mặc định là người tạo).
  • Bước kế tiếp: Ghi chú hành động tiếp theo cần làm (VD: Gửi báo giá, Hẹn cafe).

Bước 3: Nhập “Thêm thông tin” (Chi tiết sản phẩm/Nhu cầu)

Khu vực này dùng để ghi lại chi tiết kỹ thuật về nhu cầu của khách (Đặc thù cho ngành máy móc/thiết bị).

• Sử dụng các trường: Loại (Mua bán/Thuê), Hãng (Canon/HP…), Nơi mua, Tên máy, Tốc độ (trang)….
• Nhấn nút Thêm dòng (Màu xanh dương) nếu khách quan tâm nhiều sản phẩm cùng lúc.
• Nút Thùng rác (Màu đỏ): Xóa dòng thông tin thừa.

Bước 4: Hoàn tất

• Nhấn nút Lưu (Góc trên bên trái) để khởi tạo cơ hội.

---

4. TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU (DATA DICTIONARY)

Giải thích chi tiết các trường nhập liệu quan trọng:

Tên trường	Bắt buộc	Mô tả & Hướng dẫn sử dụng
Tên Cơ hội	Có	Tiêu đề của thương vụ.
Giá trị	Có	Tổng giá trị đơn hàng dự kiến. Hệ thống dùng số này để tính dự báo doanh thu.
Tiến độ	Có	Trạng thái của Deal. Việc cập nhật trường này thường xuyên là bắt buộc để quản lý biết tình hình.
Xác suất (%)		Tỷ lệ % khả năng thắng deal này. Thường đi kèm với Tiến độ (VD: Mới bắt đầu = 10%, Đã báo giá = 50%).
Ngày kết thúc	Có	Deadline dự kiến chốt. Giúp Sales dồn lực vào các deal sắp đến hạn.
Phân loại		Loại hình kinh doanh (Bán máy, Cho thuê, Bảo trì…).
Nguồn gốc		Khách hàng này đến từ đâu (CVN, Facebook, Giới thiệu…).
Thất bại (%)		Tỷ lệ rủi ro (ngược lại với xác suất).
Các trường kỹ thuật		Hãng, Tên máy, Tốc độ, Chủng loại: Dùng để bộ phận kỹ thuật/kho vận chuẩn bị hàng hóa phù hợp.