1. TỔNG QUAN

Module Công tác được sử dụng để số hóa quy trình đề xuất và phê duyệt đi công tác trong doanh nghiệp.

Mục đích:

• Giúp nhân viên tạo phiếu đề nghị đi công tác, khai báo lịch trình và phương tiện di chuyển.
• Giúp cấp quản lý nắm bắt được nhân sự nào đang đi công tác, ở đâu, trong bao lâu để sắp xếp công việc.
• Làm căn cứ để thanh toán chi phí công tác phí sau này.

---

2. QUY TRÌNH: TẠO MỚI PHIẾU CÔNG TÁC

Bước 1: Truy cập chức năng

• Vào menu HCNS (Hành chính nhân sự) hoặc Quy trình.
• Chọn Tạo kế hoạch công tác.

Bước 2: Nhập “Thông tin công tác”

Người dùng khai báo các thông tin chi tiết về chuyến đi.

• Thông tin định danh & Tổ chức:
  • Khu vực / Công ty: Chọn chi nhánh và pháp nhân công ty của nhân viên (Ví dụ: TP.HCM – Cty LBM).
  • Người yêu cầu: Chọn tên nhân viên làm đề xuất (Hệ thống thường tự điền tên người đăng nhập).
  • Ngày chứng từ: Ngày lập phiếu.
  • Kính gửi: Nhập tên Ban giám đốc hoặc Trưởng bộ phận phê duyệt.
• Thông tin lịch trình (Quan trọng):
  • Ngày bắt đầu (*) / Ngày kết thúc: Chọn khoảng thời gian đi công tác chính xác.
  • Số ngày công tác: Nhập tổng số ngày (Ví dụ: 2.5 ngày).
  • Nơi đến công tác: Nhập tên Tỉnh/Thành phố hoặc đơn vị đến.
  • Địa chỉ nơi công tác: Nhập địa chỉ cụ thể.
• Thông tin di chuyển & Loại hình:
  • Phương tiện: Chọn hình thức di chuyển (Ví dụ: Xe cá nhân, Xe công ty, Máy bay…).
  • Chuyến công tác: Phân loại tính chất (Ví dụ: Trong nước bán kính >40km, Nước ngoài…) để áp dụng định mức công tác phí phù hợp.

Bước 3: Khai báo “Danh sách nhân viên”

Nếu chuyến đi có nhiều người, bạn không cần làm nhiều phiếu mà có thể thêm trực tiếp vào danh sách này.

• Nhấn nút Thêm dòng (Màu xanh dương).
• Tại cột Nhân Viên: Tìm và chọn tên nhân sự đi cùng.
• Nhập Ghi chú (nếu có).
• Nhấn biểu tượng Thùng rác (Màu đỏ) nếu muốn xóa dòng thừa.

Bước 4: Nhập nội dung chi tiết

• Nội dung công tác: Mô tả mục đích chuyến đi (Ví dụ: Triển khai dự án X, Bảo trì máy cho khách hàng Y…).
• Ghi chú: Các thông tin bổ sung khác.

Bước 5: Hoàn tất

• Nhấn nút Lưu (Màu xanh tím) ở góc dưới hoặc trên cùng để gửi phiếu đi phê duyệt.

3. TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU (DATA DICTIONARY)

Giải thích ý nghĩa các trường nhập liệu trên giao diện:

Tên trường	Bắt buộc	Loại dữ liệu	Mô tả & Hướng dẫn nhập liệu
Người yêu cầu	Có	Danh sách chọn	Tên nhân viên đứng đơn đề xuất.
Kính gửi		Văn bản	Bộ phận hoặc Cấp trên có thẩm quyền duyệt (VD: Ban Giám Đốc).
Ngày bắt đầu	Có	Ngày tháng	Thời điểm bắt đầu khởi hành.
Ngày kết thúc		Ngày tháng	Thời điểm dự kiến kết thúc chuyến đi.
Nơi đến công tác		Văn bản	Tên địa điểm chung (VD: Cần Thơ, Nhà máy A).
Địa chỉ nơi CT		Văn bản	Địa chỉ chi tiết để bộ phận hành chính hỗ trợ đặt xe/khách sạn.
Phương tiện		Danh sách chọn	Loại phương tiện sử dụng. Ảnh hưởng đến việc thanh toán tiền xăng xe/vé.
Chuyến công tác		Danh sách chọn	Phân loại khoảng cách (VD: Nội tỉnh, Ngoại tỉnh >40km). Dùng để tính phụ cấp lưu trú.
D/s nhân viên		Bảng chi tiết	Danh sách các thành viên trong đoàn công tác.
Nội dung công tác		Văn bản nhiều dòng	Mục đích chính của chuyến đi. Cần ghi rõ ràng để dễ được duyệt.